工作中经常要开会,领导让我负责办会,如何才能把会办好呢？

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开会大家都再熟悉不过了。一般情况下带上笔和本往那一坐就可以了。有自己的议题就汇报。没有自己的议题就听。但办会。许多人却并不是那么的熟悉。有的人对办会持看低态度。认为办会没有什么难的。会办会算不上一种能力。其实不尽然。只有办过会的人才深有体会。办会远没有看起来那么容易。

办会一般分为两种情况。一种是参加上级主办的会议。作为下级办会者。这种情况相对来说比较简单。把上级的会议通知吃透。搞清楚会议目的、与会范围、参会时间、参会地点以及会议着装几个重点就可以了。如果需要统一乘车的就提前联系好保障车辆。不需要统一乘车的只要把重点向参会人员说清楚就可以了。另一种是本级主办的会议。这是最常见也最考验办会者能力的。也是我们今天要说的重点。

01|会前准备环节

会前准备是开好一场会议的关键。决定了会议能否顺利进行。

会前准备又可以分为会议材料准备和会场准备两个部分。

首先来说会议材料准备。

1.确定会议议题——做好两个沟通是关键。

会议的召开不是漫无目的的。确定会议议题就显得尤为重要。一般开会时都要下发会议议题表。让参会者对会议流程有非常明确的概念。在确定会议议题时。一定要做好“两个沟通”：第一个沟通是和参会最高领导的沟通。一般也是会议的召集者和决策者。通过沟通可以明了领导开会的意图。有的放矢。第二个沟通是和本下级单位的沟通。把本下级需要上会的工作收集上来。形成会议议题表。经领导审阅后形成最终定稿。

2.及时下发会议通知——掌握人员与会情况。

许多办会者在撰写会议通知时容易犯一个毛病。表达不准确。模棱两可出现歧义。会议通知在简不在多。最重要的是要把时间、地点、与会范围及开会的相关要求写明白。让人一目了然。而且一定要让与会单位限时反馈参会人员名单。方便制作签到表掌握人员与会情况。最后还要将办会者的姓名及联系方式附上。便于及时沟通相关问题。

3.装订印发会议材料——所有会议材料一定要仔细校对3遍以上。

这是一件看似不起眼但却十分重要的事。作为办会者。一定要将所有的上会材料仔细校对。格式调整正确。确保准确无误后才能装订印发。虽然一个标点符号、错别字或格式的错误看起来很不起眼。但对注重细节的领导来说绝对会对办会者的能力提出质疑。辛辛苦苦办一场会很可能会出力不讨好。

4.制作签到表——掌握人员与会情况的最有效方式。

许多办会者都有过这样的经历。领导到达会场后一般都会问“人员到齐了没？”。这时领导最想得到的是办会者非常肯定和明确的回答。提前没有准备的办会者这时经常做的一件事是现场清点人头。既耽误时间又影响领导心情。最好的方法就是制作一张签到表。提前放在会场入口让与会人员签到。便于随时掌握情况。

其次来看会场准备。

1.合理安排座次——弄清领导座次是关键。

许多办会者对领导座次的问题始终搞不清楚。碰上一些并不是特别介意的领导倒还好说。有些对座次特别看中的领导。会后免不了要找办会者说道说道。其实领导的座次无非两种情况。一种是奇数。一种是偶数。我们看下面这两张图。奇数的情况会场最高级别领导坐在中间。领导的左手边为级别第二高的领导。其他按照右左依次分布；偶数的情况会场最高级别领导坐在会场中间偏右的位置。会场级别第二高的领导依旧坐在左手边。其他按照右左依次分布。这是大会场的情况。如果是小会场。领导一般坐在对门的一侧。与会人员坐在背门的一侧。座次不变。

2.合理布局会场——确保会场井然有序。

有些会议需要参会人员上台发言、领奖或者使用多媒体讲解等特殊情况。办会者在布置会场时要将这些情况充分考虑进来。在安排座位时将需要离开座位的人员单独安排。确保整个会议期间不会出现撞车等手忙脚乱的情况。

3.彻底打扫会场卫生——营造一个良好的会场环境。

这应该是许多办会者的常识。尤其是不经常用的会场一般都比较脏。在布置会场时对会场进行彻底的卫生清扫。给与会者一个干净整洁的开会环境。这对办会者的办会水平是有加分的。

4.注重会场细节——细节决定成败。

这里做个简单列举。需要注意的可能还要多得多。多想一点肯定没有坏处。

夏天开会会场容易温度过高。冬天开会会场则容易温度过低。办会者一定要提前将空调温度调试好。确保会场温度适宜。让开会者能把全部精力都用在会议上；

有些会议并不是每个与会者都要发言。办会者在安排麦克等扩音设备时要根据发言情况有所侧重。尽量避免会议期间来回拖拿麦克；

有些会议需要播放视频。但视频的声音并不一定始终一样。办会者要提前观看几遍。将需要升降声音的位置记好。并安排工作人员在播放视频时注意调节。防止出现声音过大或者过小的情况。

有的领导开会时喜欢吸烟。有的领导不喝茶水。办会者要清楚每个领导的习惯。该放烟灰缸的地方要放上烟灰缸。该倒白开水的领导不要给倒茶水。

……

5.提前搞好彩排——防止领导闹笑话。

这种情况多见于颁奖晚会、事迹报告会、歌咏朗诵比赛等。作为会议组织者一定要提前组织相关人员进行2次以上彩排。对每个人进行精准定位。确保会议正式开始时一切都按照自己的剧本来走。不一定要求领导参加彩排。但一定要将领导需要做的工作向领导本人汇报清楚。防止会议现场领导不知所措。

02|会议进行环节

如果说会议准备环节是办会者考虑最多也最累的阶段。那么会议进行环节作为办会者可以适当的放松了。但放松可不是无所事事。办会者是一场会议的幕后主角。会议的每个环节都不能少了自己的身影。

1.做好会场保障——你是会场行动最自由的人。

有些会议时间很短。会议正式开始后办会者就可以退场或者安静听会了。但有些会议相对较长。办会者作为整个会场活动最方便最自由的人。要时刻观察会场情况。尤其是各位与会领导的情况。领导随时都有可能安排你干一些打印材料或者跑腿的工作。同时也一定要保持机灵。比如有的领导水喝完了要及时添加、有的领导不会用麦克要及时上前帮忙打开等等。

2.做好会议记录——这既是学习提高的过程。也为后续出会议纪要作准备。

领导一般不会无缘无故开会。领导的水平肯定要比办会者高。有些会议作为办会者本身是不够级别参会的。但因为办会者这个特殊身份有幸参加。一定要把握这个学习和提高自己的机会。认真做好会议记录。而且有经验的办会者在承办重要会议时都会在领导座位旁放置录音笔等录音设备。但也会出现领导临时更改或添加议题或者录音设备不好用的情况。做好会议记录有助于后续整理会议纪要。

03|会议结束环节

作为领导和参会者。这时候已经可以离场了。但作为参会者。必须要有始有终。把会议结束环节做好了才算是完整的办完一场会。

1.注意回收会议材料——从源头上阻断泄密的可能。

有些会议本身是涉密的。这些涉密的会议材料一旦流出去就可能会造成不可预料的影响。比如一些人事变动、经费使用或者年度发展方向的材料等等。作为办会者。一定要时刻绷紧保密这根弦。与会人员泄密我们没有办法。但如果是因为会议材料泄密那我们的罪过就大了。搞不好就成了众矢之的甚至要丢饭碗。

2.注意恢复会场秩序——给人留下有始有终的好印象。

总而言之。千万不要觉得办会是一件简单又不起眼的事。真正想把一场会办好并不是那么容易的。办会是对一个人写作能力、学习能力、沟通能力、协调能力、观察能力和思维能力的全方位考量。是对人极大的锻炼和提高。

其他观点：

感谢邀请。

办会要做到细心。严格。谨慎。

会前准备阶段。首先要了解会议的规模。人员范围。会议内容。会议时间。食宿等；其次就是确定会场。起草和发布会议通知。准备会议材料；最后是布置会场。包括会议灯光、音响、通风、空调等。根据不同的会议类型布置会场；会议接待、安保、突发应急等方案、预案等。

会议开始阶段。组织参会人员签到。按时参加会议；会场礼仪服务。会场保障人员就位；会议记录；随时根据主席台领导会议内容把握会议节奏；会议拍照摄影等。

会议结束阶段。会议材料回收。会议宣传稿起草发布。会议纪要起草印发等。

所有的环节都力求做到紧凑。细心。

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